La scorsa settimana stavo lavorando con un gruppo di venditori. Erano leggermente sotto budget e, tra le altre cose, dovevano pianificare un piano d’azione per colmare il gap e recuperare le quote perse.

C’era una certa rilassatezza nei confronti della questione, una generalizzata fiducia che il divario potesse essere facilmente colmato.

Cosa è qualche punto percentuale quando hai ancora quattro mesi? Ovviamente condivido totalmente un atteggiamento di questo tipo, fino a quando il “pensare di poter ottenere un risultato” non diventa “ignorare completamente” alcune questioni…

Dopo meno di un’ora il clima in sala era totalmente cambiato.

Cosa è successo? Abbiamo semplicemente iniziato a strutturare il piano d’azione dopo aver calcolato il tempo del loro processo di vendita.

Se vuoi evitare brutte sorprese e scoprire troppo tardi che non c’è abbastanza tempo per finalizzare le opportunità di vendita che ti occorrono entro la fine dell’anno fiscale, ti consiglio un semplice esercizio; più la durata del tuo processo di vendita è grande, maggiore sarà il giovamento che ne trarrai.

Il tempo infatti è la tua principale risorsa finita!

Per ciascuna delle fasi del tuo Processo Ideale di Vendita (se devi scoprire a cosa mi riferisco leggi questo articolo sul blog), se non lo hai ancora fatto, elenca tutte le azioni che tu, qualche altro membro del team o il cliente dovete compiere per svilupparlo.

Assegna un tempo a ciascuna azione. Se è la prima volta che fai una cosa di questo tipo potrebbe risultarti complicato. Evita di cadere nella trappola del “dipende” (dipende dal cliente, dalla trattativa, dalla soluzione,…) e stima dei tempi medi verosimili, eventualmente peggiorativi (se mi conosci avrai ormai capito che io sono un forte sostenitore del “meglio arrossire prima che sbiancare dopo”!).

Sommando i tempi di tutte le attività in capo a te, avrai una stima abbastanza precisa di quanto ti occupa il processo di vendita di una opportunità vinta.

Ma questo non è tutto il tempo che devi impiegare per vincerla, c’è altro!

Adesso analizza i tuoi dati di vendita e cerca di capire quante aziende devi contattare per ottenere un  primo appuntamento, calcola quanti primi appuntamenti devi fare per riuscire a presentare una proposta e quante proposte devi presentare per vincere un’opportunità.

Dalle attività del tuo Processo Ideale di Vendita calcola quindi quanto tempo investi nelle opportunità che non vanno a buon fine.

Somma questi tempi a quelli che utilizzi per la trattativa vinta e saprai quanto tempo ti occupa “ciascun contratto firmato”.

Sono riuscito a spiegarmi? Vedendo la tua espressione forse no…

Facciamo un esempio… (venditore di grossi contratti di servizi in ambito B2B)

Tempo mediamente impiegato nella attività del Processo Ideale di Vendita di un opportunità vinta 72 ore (9 gg lavorativi).

Tempo mediamente impiegato per ottenere un appuntamento (ricerca + contatto) 4 ore (1/2 gg lavorativo).

Tempo mediamente impiegato per un primo appuntamento (preparazione + conduzione) 4 ore (1/2 gg lavorativo).

Tempo mediamente impiegato per preparare una proposta (qualificazione, marcatura CD, elaborazione e presentazione proposta) 40 ore (5 gg lavorativi)

Tempo mediamente impiegato per chiusura della proposta 8 ore (1 gg lavorativo).

(Le 2 giornate lavorative che mancano rispetto al tempo complessivo del Processo Ideale di Vendita sono le ultime attività commerciali per arrivare all’Implementazione della soluzione).

N° medio di attività di scouting per ottenere un primo appuntamento 3.

N° medio di primi appuntamenti per ottenere una richiesta di proposta 3.

N° medio di proposte presentate per acquisire un cliente 3

Quindi per vincere un’opportunità sarà necessario presentare 3 proposte, aver visitato 9 nuovi clienti e averne contattati 27.

Il tempo impiegato sarà quindi = 108 (27×4) + 36 (9×4) + 120 (40×3) + 16 = 280 ore (35 gg lavorativi, oltre 1 mese e mezzo di tempo cronologico).

Per poter pianificare correttamente le attività, questo commerciale dovrebbe quindi considerare mediamente questo ammontare di tempo, oltre ad un altro importante fattore…

Ciò che aveva messo in difficoltà quei venditori di cui ti parlavo (che in effetti avevano un tempo di vendita più lungo) non era solo la nuova consapevolezza della quantità del tempo di investire ma soprattutto la durata complessiva del Processo Ideale di Vendita.

Ricordi che ti dicevo di elencare tutte le azioni in capo a te, agli altri membri del tuo team e al cliente? Quei tempi allungano il Processo di Vendita, come lo allungano i tempi morti tra un’attività ed un’altra (es. tempi tra un appuntamento e l’altro, tempi tra quando fissi l’appuntamento e quando l’appuntamento effettivamente avviene…).

Può essere quindi che il tempo cronologico che passa da quando identifichi un’opportunità a quando termini la fase di implementazione e puoi fatturare al cliente sia anche di oltre 2 mesi (nell’esempio qui sopra).

Adesso siamo a settembre e per la maggior parte dei venditori mancano circa quattro mesi alla chiusura del loro anno fiscale. Se sei nelle stesse condizioni valuta questi tempi e pianifica con attenzione.

È giusto proporsi obiettivi ambizioni ed essere confidenti delle proprie possibilità, è altrettanto fondamentale che gli obiettivi siano fattibili.

Il confronto con il tempo, anche se da molti è sottovalutato (con risultati poi ovviamente disastrosi), è fondamentale per un’attività di vendita di successo.

Buona pianificazione e buon lavoro per la chiusura dei tuoi budget!